Un salarié part : les accès à couper le jour même

Le départ d’un salarié se gère très bien côté administratif et très mal côté informatique. Le badge est rendu, l’ordinateur aussi, et tout le monde considère le dossier clos — alors que la messagerie reste active, que le compte du logiciel métier fonctionne toujours, et que le mot de passe du Wi-Fi n’a pas changé depuis trois ans. Voici la liste réelle, dans l’ordre où elle doit être exécutée.

Pourquoi le matériel rendu ne prouve rien

L’ordinateur restitué donne un sentiment de clôture trompeur. Les accès professionnels d’aujourd’hui ne vivent pas dans la machine, ils vivent dans des comptes — et ces comptes s’utilisent depuis n’importe quel téléphone personnel.

Trois angles morts reviennent systématiquement :

Le téléphone personnel. La messagerie professionnelle y est configurée, souvent avec l’application native, et continue de recevoir après le départ. Personne n’y pense parce que l’appareil n’appartient pas à l’entreprise.

Le navigateur personnel. Les identifiants des outils en ligne — banque, fournisseur, logiciel de facturation, hébergeur — ont été enregistrés dans le gestionnaire du navigateur, sur un poste ou un téléphone privé. Ils y restent, et ils fonctionnent.

Les comptes partagés. Une adresse contact@, un compte fournisseur, un accès à la boîte de dépôt du comptable : ces identifiants sont connus, pas attribués. On ne peut pas « désactiver » quelqu’un qui les connaît — on ne peut que changer le mot de passe.

La liste, dans l’ordre

L’ordre compte : la messagerie d’abord, parce qu’elle est la clé qui permet de réinitialiser tout le reste.

1. Messagerie professionnelle — bloquer la connexion le jour du départ. La CNIL demande d’avertir la personne à l’avance de la date de fermeture, pour qu’elle trie et transfère ses messages privés, puis de supprimer son adresse nominative une fois qu’elle a quitté l’entreprise (CNIL, « Messagerie professionnelle : quelles précautions avant de fermer le compte d’un employé ? »). Avant cette suppression, archiver les échanges professionnels utiles et annoncer le nouveau contact aux clients et fournisseurs. Ces modalités se fixent à l’avance, dans la charte informatique.
2. Sessions actives et appareils — la désactivation d’un compte ne coupe pas toujours les sessions déjà ouvertes sur un téléphone. Dans la console d’administration, révoquer explicitement les sessions et les appareils enregistrés.
3. Logiciels métier — comptabilité, devis, caisse, CRM, gestion de stock. Chacun a sa propre liste d’utilisateurs, indépendante de la messagerie.
4. Accès distants — VPN, bureau à distance, tout point d’entrée depuis l’extérieur. C’est celui qu’on oublie le plus, et le plus sensible.
5. Stockage en ligne — retirer les partages, et surtout transférer la propriété des dossiers créés par la personne. Sinon la suppression ultérieure du compte emporte les fichiers avec elle.
6. Comptes partagés — changer les mots de passe. Tous ceux que la personne connaissait, pas seulement ceux qu’elle utilisait.
7. Téléphonie et outils tiers — standard, ligne mobile professionnelle, réseaux sociaux de l’entreprise, plateformes fournisseurs, accès à l’hébergement du site.
8. Badge et alarme — désactiver le badge nominatif, et changer le code d’alarme s’il est commun à toute l’équipe.
9. Wi-Fi — si le réseau professionnel utilise un mot de passe partagé, il est connu et n’expire pas. Le changer suppose de le rediffuser à toute l’équipe : c’est la contrainte qui fait qu’on ne le fait jamais, et c’est précisément pourquoi un réseau invité séparé et une authentification individuelle valent l’investissement.

Le compte fantôme, plus dangereux qu’un départ conflictuel

On imagine le risque sous la forme d’un ancien salarié malveillant. C’est rare. Le vrai risque est passif : un compte qui reste actif sans que personne ne le surveille.

Un compte inutilisé ne déclenche aucune alerte quand il est utilisé — puisque personne ne regarde son activité. Son mot de passe ne change plus, il n’a jamais eu de double authentification, et il figure toujours dans les listes d’accès. C’est une porte laissée ouverte dans un couloir que plus personne n’emprunte : le jour où ce mot de passe apparaît dans une fuite de données publique, il fonctionne encore.

C’est ce qui justifie une revue périodique — deux fois par an suffit — de la liste des comptes actifs de chaque outil, en se posant une seule question : cette personne travaille-t-elle encore ici ?

Ce qu’il faut préparer avant, pas pendant

Le jour du départ est mal choisi pour découvrir qu’on ignore l’inventaire de ses propres accès. Deux documents suffisent, et se constituent une fois :

La liste des outils et de leurs administrateurs. Quel service, qui peut y créer et supprimer des comptes, et où se trouve la console. Sans cela, on découvre au moment du départ que le seul administrateur du logiciel de facturation était… la personne qui part.

Le principe du compte nominatif. Chaque personne dispose de son propre identifiant, jamais d’un compte partagé. Cela paraît lourd à l’installation, et cela transforme un départ en une opération de dix minutes au lieu d’une demi-journée — sans compter que c’est la seule façon de savoir qui a fait quoi.

Le cas particulier du dirigeant

Si l’entreprise repose sur une seule personne pour l’informatique, la question se retourne : que se passe-t-il si elle est indisponible ? Les codes d’accès au nom de domaine, à l’hébergement, à la messagerie et à la banque doivent exister ailleurs que dans sa tête ou son navigateur — dans un coffre-fort numérique dont un second responsable détient l’accès de secours. C’est le même sujet, vu de l’autre côté.

À retenir

Rendre le matériel ne coupe rien. Couper la messagerie en premier, révoquer les sessions, faire le tour des logiciels métier et des accès distants, changer les mots de passe partagés, transférer la propriété des fichiers. Le compte oublié est plus dangereux que l’ancien salarié rancunier, parce qu’il ne se manifeste jamais. La préparation — comptes nominatifs, inventaire des outils, revue semestrielle — est ce qui transforme cette liste en formalité : c’est précisément ce que gère une infogérance avec administration des comptes.